Notarización Remota: lo que necesita saber
La NNA está recibiendo un gran volumen de llamadas de notarios que preguntan sobre la notarización remota en línea. Consulte este artículo que se actualiza con frecuencia para obtener orientación antes de llamar. Si vive en un estado que ha autorizado la práctica y tiene reglas vigentes, o si su estado ha emitido una autorización de emergencia, entonces puede realizar notarizaciones remotas. Si su estado no ha autorizado RON, o lo ha autorizado pero no ha establecido reglas, entonces no está autorizado para realizar notarizaciones remotas. Sin embargo, si tiene un firmante que lo solicita, remítalo a una de las numerosas empresas que están preparadas para realizarlos. (ver la lista a continuación).
A medida que más estados aprueban leyes que autorizan notarizaciones remotas en línea, la práctica continúa generando dudas entre los notarios y los firmantes por igual. ¿Qué es la notarización remota? ¿Dónde se puede realizar? ¿Quién puede solicitarlo? ¿Puedo realizarlo? ¿Qué tecnología se necesita?
¿Qué es la notarización remota?
Con la notarización remota, un firmante se presenta personalmente ante el Notario en el momento de la notarización utilizando tecnología audiovisual a través de Internet en lugar de estar físicamente presente en la misma sala. La notarización en línea remota también se denomina notarización de cámara web, notarización en línea o notarización virtual.
¿Es lo mismo la notarización remota que la notarización electrónica?
Mucha gente confunde la notarización electrónica con la notarización remota, creyendo que son lo mismo. Ellos no son.
La notarización electrónica, o eNotarización, involucra documentos que están notariados en forma electrónica, y el Notario y el firmante del documento firman con una firma electrónica. Pero todos los demás elementos de una certificación notarial tradicional en papel se aplican a la certificación electrónica, incluido el requisito de que el firmante se presente físicamente ante el notario.
La confusión surge del hecho de que las notarizaciones remotas generalmente involucran documentos digitales que se firman y notarizan electrónicamente. Sin embargo, van un paso más allá en el sentido de que la transacción se realiza en línea en lugar de en persona.
¿Qué estados permiten la notarización remota?
Actualmente, 44 estados han aprobado leyes de notarización remota. Esos estados incluyen Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, Colorado,Delaware, Florida, Hawai, Illinois, Idaho, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Luisiana, Maine, Maryland, Michigan, Minnesota, Misuri, Montana, Nebraska, Nevada, nuevo hampshire, New Jersey, Nuevo Mexico,Nueva York, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Ohio, Oklahoma, Oregón, Pensilvania,Rhode Island, Dakota del Sur, Tennesse, Texas, Utah, Vermont, Virginia, Washington, Virginia del Oeste, Wisconsin and Wyoming.
El Distrito de Columbia también ha promulgado leyes permanentes de notarización remota.
¿Otros estados permitirán notarizaciones remotas en el futuro?
A medida que otros estados promulguen nuevas leyes de notarización remota, continuaremos actualizando estas preguntas frecuentes.
¿Cómo me preparo para la notarización remota?
Si vive en un estado que ha autorizado la certificación notarial remota, simplemente siga los requisitos de ese estado. Seleccione su estado en el menú desplegable de esta página para obtener más información sobre las leyes notariales remotas de su estado.
¿Qué tipo de tecnología necesitaré para realizar notarizaciones remotas?
Cada estado que autorice notarizaciones remotas puede establecer sus propios estándares y requisitos tecnológicos.
Hay una serie de empresas de tecnología que ofrecen sistemas de notarización remotos de extremo a extremo. Incluyen DocVerify, eNotaryLog, Nexsys (esta empresa trabaja principalmente con empresas), Notarize, NotaryCam, NotaryLive, OnlineNotary.us, Pavaso, Safedocs y SIGNiX.
En términos prácticos, registrarse con una o más de estas empresas proporcionará a la mayoría de los notarios en línea la tecnología que necesitan.
Puede encontrar más información sobre los requisitos de proveedores de tecnología específicos de su estado y una lista de proveedores aprobados (si corresponde) en el sitio web de la agencia notarial de su estado. Es posible que no se incluyan otros proveedores, pero se pueden usar si cumplen con los requisitos legales de su estado. Tenga en cuenta: Es posible que algunos estados no proporcionen una lista de proveedores aprobados y la NNA no respalda a un proveedor específico.
¿Ser Notario a distancia aumentará mi valor de mercado?
Si es un notario móvil, agregar servicios a sus ofertas comerciales puede aumentar su valor, pero depende del mercado y de los clientes a los que atiende.
¿Cómo sabrán los clientes que soy un Notario a distancia?
Algunas empresas de sistemas de notarización remota comercializan sus servicios directamente al público, por lo que no es necesario que usted lo haga. Algunas de las empresas también tienen aplicaciones en Apple App Store y en Google Play. Una persona que necesita tener un documento notariado de forma remota descarga la aplicación, paga la tarifa y se conecta a un notario remoto que puede ayudarlo.
En estos casos, las empresas funcionan como servicios de firma. Los clientes acuden a ellos para una notarización y programan un notario remoto a través de su sistema. Por lo general, cuando se registra, le preguntarán cuándo está disponible para realizar notarizaciones remotas. Se le pagará una parte de la tarifa máxima por la certificación notarial remota que la empresa cobra al firmante a través de la aplicación.
Si utiliza una empresa de tecnología que no se comercializa directamente al público, deberá promocionarse ante clientes potenciales tal como lo hace hoy en día para las notarizaciones en papel.
¿Puedo indicar que realizo notarizaciones remotas en mi perfil de SigningAgent.com?
Sí. Cada perfil tiene una sección de "Información Adicional" donde puedes poner otras calificaciones y servicios. Continúe y anótelo allí.
Michael Lewis es el Editor Gerente de las publicaciones de los miembros de la Asociación Nacional de Notarios.